すでにGマークの認定を受けた事業所が移転することになったとき、運輸支局などに住所の変更届を提出するかと思います。
では、Gマークの変更届出はどのようにしたらいいのでしょうか？
今回は営業所を移転したときのGマークの変更届出について紹介していきたいと思います。
１．変更届出のダウンロード法
Gマークを取得している事業所が移転したときには、やはり全ト協に届出する必要がありますので、全ト協HPにて公開されている様式を使って報告しましょう。
では、その変更届出の様式についてですが、まずは、↓にリンクしている全ト協のHPに行きましょう。（様式はこちら）
ちなみに事業所が移転したときに必要な様式は、①と②になります。
Gマークの変更届出は「①登録事項変更届出書」になのですが、横にEXCL版とPDF版が公開されているのがわかりますよね。さらには、記入例もあります。
まずは、それらをダウンロードしましょう。
２．変更届出の書き方
記入例を見てみると、↑のように記載されたサンプルが表示されるはずです。
主に記入しなければいけないところは、赤文字で書かれてありますし、解説も書かれています。
サンプルを見ながら書くとすぐにできると思いますが、若干、わかりにくいところもありましたので、私も記載していて迷ったところを中心に紹介していきたいと思います。
解説① 変更届出の種類
まずは様式の右上を見てみましょう。
☑を選択する場所があります。
① 安全性評価申請書 変更届出書
② 安全性優良事業所 登録事項変更届出書
と書かれていると思います。これだけ見ると違いがわかりにくく、どちらを選択すればいいのか迷うと思います。
①と②の違いなのですが、
① …7月に新規申請or更新申請をして12月まで合否を待っている事業所
② …それ以外
①は、7月にGマークの新規申請もしくは更新申請を行った事業所で、12月の合否を待っている事務所に住所変更等があったときに選択することになります。
全ト協としても12月に合否のハガキをきちんと届けたいためにあえて、②と区別しているのでしょう。
①にカッコ書きで「7月申請受付から12月評価決定の間に限る」と書かれているのはそのためです。
そのため、通常、移転があった場合は、②を選択するといいですよ。
解説② 変更届出の種類
続いて、会社名・住所などを書く部分になるのですが、原則、記入例のとおり記載することになります。なお、注意書きで書かれているように「届出時点での事業所名・住所等を記入」することになります。
届出時点での事業所名・住所というのは、つまり、移転する前の事業所名・住所ということになります。
移転前）●×運送（株）A営業所 東京都新宿区●×
移転後）●×運送（株）AB営業所 東京都新宿区◇◇
この例でいうと、Gマーク認定を受けたときは、移転前の「●×運送（株）A営業所 東京都新宿区●×」だったとします。
だとしたら、今回の変更届出のフリガナ・事業所名・住所は「●×運送（株）A営業所 東京都新宿区●×」と書く必要があるというわけです。
認定証番号は？
また、認定番号は、Gマークを合格したときにもらえる”認定証”の左上に記載されています。その番号を書けばいいです。
なお、認定証を紛失したなどの理由で認定番号を忘れたとしても、都道府県トラック協会に電話して聞けば教えてくれるはずです。
あとは、代表者の印鑑を忘れずに押印しておきましょう。
解説③ 変更内容の記載
では、新しい事業所名や住所などの情報は、どこに記載すればいいのでしょうか？
それは、中部に「変更内容の新・旧」を書くところがあります。ちなみに、変更があった項目だけ記載することになっているので、住所が変更した場合は、住所のみ記載することになります。
３．添付書類
申請書を記入したら、あとは必要な書類を添付することが必要になります。
ちなみに、全ト協のHPでは「②行政機関に提出した届出書類（挙証書類）の写し等の関係書類」となっていますが、事業所の移転の場合、事業計画変更届出（支局の押印があるもの）の住所の新旧表がある書類を1枚送れば問題ありません。
なお、送付先ですが、所属している都道府県トラック協会に郵送で送付することになります。
都道府県トラック協会に郵送した後、全ト協に送付されるので、手続きに時間がかかると思っておいたほうがよさそうです。
４．手続きをしていないとトラブルも！
事務所の住所の変更をわざわざトラック協会に送付するのも面倒臭いと思うかもしれません。しかし、更新時期になると”更新はがき”が全ト協から送付されるのですが、住所が旧住所のままでは届かない可能性があります。
そうなると、Gマークの更新を忘れてしまうと、あれだけ苦労して取得したGマーク認定を失いかねません。
面倒くさい気持ちは分かりますが、届出関係はきちんとしておきましょう。
５．更新申請が近づいている場合
4月くらいには更新ハガキが届くと思います。
その更新ハガキが手元にあり、たとえば、6月に移転して、7月には更新申請が控えていたとします。そのような場合、6月にわざわざ変更届出をしなければいけないのでしょうか？
私は過去、そのようなケースに遭遇したことがあるのですが、7月の申請のときに住所を変更したことを証明する事業計画変更届出（写）を申請書に添付させてもOKとトラック協会の担当者からアドバイスされ、実施しました。
別に審査に影響を受けるわけでもなく、合格しましたので、更新申請の時期が近づいている場合は、念のため、トラック協会に確認してみるのもいいかもしれませんね。