運送会社は、運行管理規程と整備管理規程を作成し、ファイルなどで保存しなければいけませんよね？
「運行管理者規程と整備管理規程を作成することが難しい。」
「国への届け出は必要ないのか？」
「最新版の入手はどのようにすればいいのか？」
このような疑問を持つ人も多いと思います。
そこで今回は運行管理規程と整備管理規程のポイントについて紹介していきたいと思います。
１．運行管理規程・整備管理規程の作成ができない
運行管理者規定や整備管理者規定をどのように作成すればいいのかわからず、行政書士に作成を依頼している運送会社もありましたが、そのような必要はありません。
自社に合わせたオリジナルを作成している運送会社は、大手運送会社くらいなもので、ほとんどの運送会社は、所属しているトラック協会のHPからダウンロードして使用しているのが実態です。
ただし、法律が変わると内容も変更する必要があります。
気が付いたときや巡回指導の通知などが来たときに、最新版をダウンロードして、運行管理規程と整備管理規程の差し替えを忘れずにしておきましょう。
※下部にダウンロード方法を紹介しています。
２．国への届け出は必要ないのか？
歴史のあるトラック運送会社には、運輸支局の受付印のある運行管理者規程・整備管理規程があったりします。
下積み時代、運輸支局の届出印が押されてある規程を見た経験から、新たに会社を立ち上げたときに「運輸支局に届出したほうがいいのでは？」と質問をいただくことが何度かありました。
安心してください。
届出の義務はないです。
だからといって、油断していてはダメ！
もしも、運輸支局監査や巡回指導が行われたとき、運行管理規程をファイル保存していない。もしくは、最新版と差し替えていないなど、何も準備していなければ、指摘される可能性が高いです。
３．行政監査や巡回指導でチェックされるところは？
運輸支局の行政監査や巡回指導で、運行管理規程や整備管理規程について、どこをチェックしているのでしょうか？
主に次の4点になります。
・現行法に適した内容の規定を活用している
・組織体制図を記載している
・表紙に事業所名を明記している
・いつから使用したのか、年月日を記載している
ざっくりいうとこんな感じです。
現行法に適した内容の規定を活用しているか
巡回指導などでは、とくに「現行法に適した内容の規定を活用している」かどうかーをチェックされます。
法律が改正するたびに規程を変更している事業所は少ないです。
だからといって、対応しなくてもいいというわけではありません。
もしも、法律に合わせた規程でなかった場合、巡回指導や行政監査では、容赦なく指摘されてしまいます。
指導を受けても、納得できないことがあると思いますが仕方がありません。
文句いっても「法律で決まっているから…。」と言われればそれまでですから。
組織体制図の「書き忘れ」に気を付ける
次に気を付けておきたいところは「組織体制図」です。
点呼執行等の業務で運行管理者の補助者を活用していたり、日常点検で整備管理者の補助者を活用している場合、管理体制（指揮命令系統）を記載してないと補助者扱いになりませんので、忘れずに記載してくださいね。
※営業所に組織体制図を掲示している場合は、記載していなくてもOKです。
事業所名や年月日の記入
表紙に会社名・事業所名を記入して、どの事業所で使用しているのか、明確にしておく必要があります。
また、規定の中身を見ると、いつから使用するのか「年月日」を記入する欄があるので、忘れずに記載しておきましょう。
４．規定の取り扱いはどうしたらいい？
理想を言えば法改正があるたびに管理規程を差し替えることが理想です。
けれど、通常業務に追われている中、それができるかといえば難しい。
そのようなときは最低限の対応をしていくことになるのですが、どのようにしていけばいいのでしょうか？
①巡回指導の場合は、通知が来たら確実に最新版に差し替える！
巡回指導の場合は事前に訪問日が記載された通知が届きます。
なので、その通知が来てから対策しても問題ありません。
②重大事故を起こした場合は、監査に備え、確実に最新版に差し替える！
運輸支局の行政監査は事前に通知をしてはくれません。
突然の訪問なので対策はできませんが、監査のきっかけは決まっています。
たとえば…
①労働基準監督署が訪問してきた
②死亡事故など重大な事故を起こしまった
③巡回指導などで悪い評価にもかかわらず、改善しなかった
このようなことがあった後には運輸支局が監査に来る確率が高いので、とくに①・②が起きてしまった場合は、すぐに対策をすることが重要です。
５．所属するトラック協会のHPからダウンロードする
では「どのように対策すればいいのか？」についてですが、所属するトラック協会のホームページにある最新の管理規程をダウンロードしプリントアウトをする。そして必要事項を記載する。
たったそれだけです。
そうすることで行政や適正化指導員にグチグチと指摘されることなく切り抜けられると思います。
なお、所属するトラック協会のHPで公開されていない場合は、他県トラック協会のHPで公開されている規程をダウンロードして使用しても問題ありません。
check！
以前に使用していた規定を破棄せず、残しておく運送会社が多いですが、最新版の運行管理規程・整備管理規程をプリントアウトしたら、古い規定は破棄しておきましょう。
まとめ！
さいごにまとめます。
最新の運行管理規程を準備するには…
① トラック協会から規程をダウンロードする
② 規程をプリントアウトする
③ 表紙に事業所名を明記する
④ 組織体制図に代表者・統括運行管理者・運行管理者・補助者など組織体制を記載する
⑤ いつから規程を適用するのか年月日を記載する
以上のことをしてくださいね。