荷主企業・協力会社などとの安全対策会議の書類作成!

まず、おさえておきたいのは、自認事項2から自認事項5までは会議研修会の開催実績を評価してもらう流れになります。

そのためには、議事録や会議で使用した資料などを揃える必要があるのですが、ルールが細かいのでどのように書類を揃えればいいのか迷っている担当者や行政書士も多いのではないでしょうか。

そこで好評だった自認事項2に続き、今回は自認事項3の書類の揃え方について紹介していきたいと思います。

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1.評価の内容をイメージしてみる!

(出典元:全ト協 Gマーク申請案内)

自認事項2では社内の会議が評価対象になっていました。自認事項3で評価対象になるのは「社外で行われた会議」になります。

では、自認事項3のタイトルを分解してどのような評価がされるのか見てみましょう。

・荷主企業、協力会社または下請け会社と ・・・ 他社と
・安全対策会議を ・・・ 公道での安全運転に関する会議(研修ではありません。)を
・定期的に実施 ・・・ 年に数回実施する

つまり、イメージとしては「他社と・公道での安全運転に関する会議(研修除く)を・年に数回実施しているのか?」を全ト協がチェックするというわけなんですね。年に数回実施していることを第3社に証明するためには、議事録や資料を添付しなければいけない…というわけです。

評価の対象期間は?

評価の対象期間は自認事項2とほぼ同じです。

① 同じ相手先と過去1年間で2回以上実施
② 同じ相手先と過去3年間で毎年1回実施

「ほぼ同じ」とあえて表現したのは、赤色で記載しているように「同じ相手先と」が加わっているからです。自認事項3ではこの「同じ相手先」のルールを絶対に忘れてはいけません。

※なお、この自認事項3についても、至急作らなければいけない担当者のために「① 同じ相手先と過去1年間で2回以上実施」しか説明しません。あしからず。

2.なにを提出すればいいの?

提出するものは自認事項2と変わりません。

① 自認事項に係るチェックリスト
② 議事録の写し(いつ・どこで・だれと・どのような内容かわかるもの)
③ 会議資料の写し

自認事項2と異なるのは別法人の会社と実施した会議―ただ1点のみです。そこさえ気をつけていれば、自認事項2とほとんど変わらないので苦もなく作成できるはずです。

なお、主催は相手先であっても、自社であっても加点されるので安心してくださいね。

3.過去に実施された荷主企業・協力会社・下請け会社との会議を思い出す

ひょっとしたら、荷主企業・協力会社・下請け会社との安全対策会議が実施されていても、議事録として何も残っていないかもしれませんね。

でも…

安心してください。
いまからでも作成できます。

…というのも申請案内の具体的内容に書かれているように「議事録は相手先作成に限られておらず、自社作成でも良い。」となっています。これを悪用・・・もとい、活用して、いまからでも当時の会議を思い出して議事録を2回分作成すればいいわけです。

4.議事録作成の方法は?

自認事項2に引き続き、議事録の作成サンプルを準備しました。

0012

このような感じです。
それでは、内容について説明していきますね。

Point① 「いつ・どこで・だれ・内容」を入れる

議事録には…

① いつ(実施した年月日)
② どこで(実施した場所)
③ だれを対象に(出席者名)
④ 内容は?

の4点を入れなければいけません。

サンプルでは…

0015

このように、すべて網羅した感じで作成しています。

Point② マーカーを入れる

↓図のように出席者と輸送の安全について話し合った場所にマーカーをつける必要があります。

0013

なお、自社以外の会社名は実名でなくても「A」「B運送」など仮称でもOKです。

Point③ 同じ相手先であることが条件

1年間に実施された2回分の議事録を提出すると加点の対象になります。ですが、2回の会議のうち、1回目がA運送、2回目がB運送というように、別々の会社と安全会議をした議事録では加点の対象外となってしまうので注意が必要です。

1回目 (株)▲▲急送、(有)○○運送 …との合同会議
2回目 (株)▲▲急送 …との合同会議
※1回目と2回目に(株)▲▲急送が出席しているので「可」

つまり、1回目で(株)▲▲急送、(有)○○運送と合同で会議をしたのであれば、2回目も(株)▲▲急送、(有)○○運送のどちらか1社が出席している会議の議事録を添付していなければ加点の対象とはならないというわけです。

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5.疑問点

Q1.全ト協が配布している資料でも大丈夫?
A1.問題なしでしたQ2.荷主と構内での事故防止についての会議は?
A2.構内の事故防止だけでは加点対象外Q3.安全大会は加点される?
A3.輸送の安全が含まれていればOK

まとめ

記録がないということで諦めてしまう会社が多いですが、思い出して作成すればすぐに対応できる項目です。配点も2点と高めなので、確実に加点されるよう頑張って作成していきましょう。

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