荷主企業・協力会社などとの安全対策会議の書類作成!(Gマーク)

Gマークの評価項目「Ⅲ.安全性に対する取組の積極性」の自認項目3は「荷主企業・協力会社または下請け会社との安全対策会議を定期的に実施している」かについて確認される項目です。

全ト協に会議を行っていることを証明するためには、自認事項2と同様に議事録や資料を提出する必要があるのですが、ここでも条件を満たさなければ、加点されません。

そこで、この記事では、自認項目3の議事録をどのように作成すればいいのか―などについて、過去の経験をもとに、その詳細を解説していきます。

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1.評価の内容をイメージしてみる!

(出典元:全ト協 Gマーク申請案内)

この自認事項3では、全ト協がどのような評価を行うのか、項目名から、だいたいのイメージをつかんでみましょう。

まずは、項目名を「荷主企業、協力会社又は下請け会社との / 安全対策会議を / 定期的に実施している」の3つに分けてみましょう。すると次のようなことがわかってきます。

・荷主企業、協力会社または下請け会社との
 …他社と
・安全対策会議を
 …公道での安全運転に関する会議(研修ではありません。)を
・定期的に実施しているか
 …年に複数回、実施しているか

繋ぎ合わせると…
「他社と(公道での)安全運転に関する会議(研修除く)を年に複数回、実施している」
―かどうか全ト協が確認し、評価することがわかります。

それを証明するために、議事録や資料を提出するというわけなんですね。

2.評価対象になる期間は?

他者との会議の実績が評価されるのは、直近に開催されたものになります。では、全ト協が評価する会議開催の期間とは、どのくらいの範囲なのでしょうか?

申請案内には次のとおり書かれています。

① 同じ相手先と過去1年間で2回以上実施
② 同じ相手先と過去3年間で毎年1回実施

①と②の期間や開催回数については、自認事項2と同じです。

ただし、自認事項2と違うのは、自社の会議ではなく、他社との会議であるということ。そして、他社は同じ相手先でなければならない―ということです。

「他社が同じ相手先でなければならない」条件は、非常に重要で、提出する書類を作成していても、ココを見落としているケースが多いです。

同じ相手先とは?

「同じ相手先」の考え方は、申請案内にも書かれているように、仮に過去1年間において、2回以上会議を実施したのであれば、2回の議事録には、同じ相手先であるA社の名前が出席者名になければいけません。

1回目の議事録にA社が出席。2回目の議事録では、A社の名前はなく、B社が出席している場合、「同じ相手先」との安全会議ではないので加点されない―というわけです。

check!
この自認事項では「同じ相手先」ということが、重要なキーワードになります。作成するときは必ず意識しておきましょう。

3.提出する書類について

提出するものは自認事項2と変わりません。

① 自認事項に係るチェックリスト
② 議事録の写し(いつ・どこで・だれと・会議内容)
③ 会議資料の写し

全ト協が出している条件に合わせて、書類をまとめることになるのですが、この中で「②議事録の写し」がいちばん不安になるところではないでしょうか。

0012

いまから、議事録の作成方法について紹介していきますが、主なポイントは次の3点になります。

Point①「いつ・どこで・だれ・内容」を入れる
Point② マーカーを入れる
Point③ 同じ相手先である

それでは解説していきます。

Point①「いつ・どこで・だれ・内容」を入れる

0015

この自認事項では、次の4点が記載された議事録でなければ評価されません。

① いつ(実施した年月日)
② どこで(実施した場所)
③ だれを対象に(出席者名)
④ 内容は?

なお、出席者は、自社の従業員の名前だけでなく、他社である協力会社の出席者名も記載することが重要です。

たとえば、

(株)AB食品 田中部長

といった感じです。

ただ、状況によっては、荷主の名称等の公表できない場合もあるかと思います。その場合は、自社以外であることが判別できるように「A社」等の仮称でもOKになっています。

また「同じ相手先」であることを証明する必要があるので、1回目の議事録の出席者を”A社”にしたのであれば、2回目の議事録も”A社”にするなど、第三者が見てもわかるようにしておきましょう。

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Point② マーカーを入れる

↓図のように出席者と輸送の安全について話し合った場所にマーカーをつける必要があります。

0013

過去、私がGマーク申請したときは、出席者名のマーカーを自社は”黄色”、他社は”緑色”というように色分けして、第三者が見てもわかりやすいように対応しました。

また、会議内容のマーカーについても、公道における安全運転に係ると思われるところには、すべて線を引いて対応しました。

Point③ 同じ相手先である

議事録の作成が終わったら、同じ相手先かどうか、もう一度、確認しましょう。

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4.議事録がない場合はどうする?

荷主との安全会議を開催したけれど「議事録を荷主に提出して自社にはない。」「(荷主から)資料の配布はなかった。」等の場合、どうしたらいいのでしょうか?

パターン1.議事録がない(資料はある)

まず、議事録が何かしらの理由でない場合、いまからでも問題ありません。思い出しながら作成しましょう。当時の資料があれば、その資料を見ながら、まとめてもOKです。

パターン2.議事録も資料もない

議事録だけでも評価される場合があります。ただし、当時の会議内容を詳細に覚えていることが条件です。

「いつ・どこで・だれが・どのような内容」をすべて記入することはもちろんのこと、「どのような内容」については、より詳細に記入することを意識することが重要です。

そうすれば、加点される可能性もあります。

check!
荷主との会議で、資料が配布されなかった場合も同様です。議事録に、安全会議の内容について、より詳細に記入しておくことが重要になってきます。

過去の質問集!

過去、いただいた質問をまとめました。

Q1.協力会社との安全会議で全ト協配布の資料を使用している。問題ないか。

A1.問題なし。(トラック協会回答)

Q2.荷主と構内での事故について意見交換した会議は評価対象になるのか。

A2.構内のみの安全会議は評価対象外です。(除外事項より)

Q3.当社は安全大会を実施している。この安全大会は評価対象になるのか。

A3.輸送の安全が含まれていれば問題なし(トラック協会回答)

Q4.過去に書いた議事録に公道での輸送安全に関する記載がなく、構内作業等ばかりでした。この場合は諦めたほうがいいのでしょうか。

A4.会議の議事録は、Gマークのために作成するわけではないので「構内作業」を中心にまとめているのかもしれません。

他の出席者が、公道での「安全運転や事故防止」について発言していなかったか、もういちど思い出してみましょう。

もしも、発言があったのであれば、Gマーク用として議事録を改めて作成することをオススメします。

まとめ

議事録がない・資料がない等の理由で、この自認項目を諦めるケースが多いですが、思い出してみてください。本当に他社との安全会議はなかったですか?

他の運送会社との安全に係る会議でも加点の対象になるので、いまいちど開催していないかどうか確認してみましょう。

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