知っておきたい!一般貨物運送事業の運転者台帳の書き方!

一般貨物自動車運送事業の乗務員を雇い入れたら、運転者台帳を作成しなければいけません。しかし、いざ作成しようとすると…

・運転者台帳がインターネットで公開されているが、どれを使っても大丈夫?
・市販の運転者台帳を購入しなければいけないの?
・Excelなどで自作しても大丈夫?

という疑問が、次から次へと湧いてくるのではないでしょうか?

1.運転者台帳は行政監査や巡回指導で指摘されやすい

以前、私が運行管理者の一般講習を受講したときのことです。

そのときの講師(運輸支局監査部門の専門官)は、もし行政監査が行われたとき、事業所が指摘されやすい項目のひとつが 【運転者台帳の記載不備】 だと説明されていました。

以前と違い、運送会社も”運転者台帳をまったく作成していなかった”ということはほとんどありませんが、些細なことで指導されているのです。

たとえば、乗務員が入社してきたときに作成して以降、何も手を付けていなかった( 記入漏れや記入ミス )。または、新たに入社してきた乗務員の運転者台帳を時間があるときに作成しようとしたため、一部未作成だったという理由が多いですね。

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2.営業所毎に記録保存する必要あり

運転者台帳は、一般的な企業が作成している労働者名簿とは違います。

トラック運送会社は、法律(貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の4)に記載してある項目を満たした「運転者台帳」を労働者名簿とは別に作成する必要があります。

そして、乗務員全員分の運転者台帳を完成させたら、営業所ごとに保管しておかなければいけません。

なお、この運転者台帳は、乗務員が在籍しているときだけ記録保存しておけばいいのではなく、運転者が退職した後も3年間、事務所に保存する必要があるので注意が必要です。

2. 運転者台帳に必要な項目は?

それでは、トラック協会で公開している運転者台帳を例に見ていきましょう。

(参照:福岡県トラック協会HPより)

A4用紙1枚にまとめられていますが、運転者台帳に必要な項目の9つ(↓参照)がすべて満たされています。

(貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の4 運転者台帳)

① 作成番号及び作成年月日
② 事業者の氏名又は名称
③ 運転者の氏名、生年月日及び住所
④ 雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日
⑤ 運転免許に関する次の事項
Ⅰ.運転免許証の番号及び有効期限
Ⅱ.運転免許の年月日及び種類
Ⅲ.条件が付されている場合は、その条件
⑥ 事故を引き起こした場合又は道路交通法108条の34(使用者に対する通知)の規定による通知を受けた場合はその概要

⑦ 運転者の健康状態
⑧ 輸送安全規則第10条第2項(従業員に対する指導及び監督)の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診状況
⑨ 運転者台帳の作成前6月以内に撮影した単独、上3分身、無帽、正面、無背景の写真

①~⑨すべての項目を満たす運転者台帳であれば、トラック協会の様式を使用していなくても問題ありません。

自社PCでEXCELやwordで1から作成し、オリジナルの運転者台帳として使用してもOKです。

トラック協会からダウンロードしている事業所が多い

ただ、自社でオリジナルの「運転者台帳」をわざわざ作成するのは非常に面倒なので、多くの運送会社はトラック協会が公開している運転者台帳を使用しています。

※私が愛用しているのは、福岡県トラック協会の運転者台帳(EXCEL・ダウンロード版)になります。

なお、様式は「運転者台帳」のみの様式もあれば、労働者台帳も兼ねた「運転者台帳兼労働者台帳」も公開されています。

本来、運送会社は、運転者台帳と労働者台帳、どちらも作成する必要があるのですが、後者の「運転者台帳兼労働者台帳」の様式を活用すれば1枚にまとめることができます。

管理がすっごく楽なのでいいですよ^^

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3. 運転者台帳の項目解説

運転者台帳の項目の解説と書き方について紹介していきます。

① 作成番号及び作成年月日

作成番号は「社員番号」又は「通し番号(1・2・3…)」でもOK。
作成年月日は、台帳を作成した日付を記載しましょう。

② 事業者の氏名又は名称

所属している事業者名と営業所名を記入しましょう。

③ 運転者の氏名、生年月日及び住所

乗務員の名前・生年月日、住所を記入しましょう。

④ 雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日

「雇入れの年月日」及び「運転者に選任された年月日」の違いは?…と疑問を持つ人も多いのではないでしょうか?

まず、新たに雇い入れた乗務員がいたとき、いきなり次の日、運転させるのではなく、荷主のルールなどを知ってもらうために横乗りしたり、添乗教育、初任教育をしたりしますよね?

その間は、選任運転者というわけではありません。

すべての教育を終えてから、運転するようになるので、雇い入れ年月日と運転者に選任された年月日に違いが生じるのです。

もしも、「運転者に選任された年月日」を忘れた場合、あなたの会社の教育期間が1週間くらいで終わるのであれば、雇入れの年月日から1週間経過した日付を書くといいですよ。

⑤ 運転免許に関する事項

Ⅰ.運転免許証の番号及び有効期限
Ⅱ.運転免許の年月日及び種類
Ⅲ.条件が付されている場合は、その条件

以上3点について記載する必要があります。

ちなみに免許証の内容を記載しなくても、免許証コピーを運転者台帳に貼るだけでも問題ありません。ただし、運転免許証には有効期間がありますので有効期間の変更があれば、貼りかえるか、直ちに新しい情報を記載する必要があります。

⑥ 事故を引き起こした場合又は道路交通法108条の34(使用者に対する通知)の規定による通知を受けた場合はその概要

(事故歴)
事故は、第一当事者である場合のみ記載が必要になります。

運転者台帳には、事故の発生日時、発生場所、事故の概要(損害の程度を含む)を記載する欄があるので書いておきましょう。

ちなみに、⑥の事故は 「道路交通法第67条第2項に規定する交通事故」 と 「自動車事故報告規則第2条に規定する事故」 の2種類があります。

まず1つ目の「道路交通法第67条第2項に規定する交通事故」ですが、これは車両等の交通による人の死傷または物の損壊(以下「交通事故」)があったときが該当します。

続いて2つ目の「自動車事故報告規則第2条に規定する事故」は国に届出しなければいけないような重大事故を起こしたときに作成するものです。

この2点のいずれかの事故が起きてしまった場合は、運転者台帳にも合わせて記載しておきましょう。

(違反歴)
違反については、通知がなくても、事業用自動車の運行中に道路交通法違反があった場合、違反の種別、違反を起こした年月日及び場所を記載する必要があります。

⑦ 運転者の健康状態

健康診断個人票または第51条4に基づく健康診断結果の写しを添付することでOK。
※受診日を記載して「健康診断結果は別紙参照」と記載すれば、別に保存可。

⑧ 輸送安全規則第10条第2項(従業員に対する指導及び監督)の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診状況

適性診断は義務診断である特定診断、適齢診断、初認診断を受診したときには、診断を受診した年月日所見を書く必要があります。

また、特別指導(個別の社内教育)については、初任運転者、適齢運転者、事故惹起者に対して義務になっていますので、実施した場合は、実施した年月日と内容を記載する必要があります。

⑨ 運転者台帳の作成前6月以内に撮影した単独、上3分身、無帽、正面、無背景の写真

運転免許証のコピーを運転者台帳で張り付けたものであれば、写真貼付とみなされます。

(ただし、最新の運転免許証のみ有効)光沢がなくてもいいので、スマホか何かで写真を撮り、運転者台帳(Excel)に貼り付けるといいですよ。

3.運転者台帳の対象は?

運転者台帳を書かなければいけない対象は、乗務員(正社員)だけではありません。正社員以外…つまり、

① 短時間の運転者(パート・アルバイト)
② 出向運転者
③ 派遣運転者
④ 季節的に使用される運転者(季節等、一定期間雇用される運転者)

すべて該当してきます。

「短い期間だから、運転者台帳を作成しなくてもいいよね。」と油断していると、他の帳票類(賃金台帳や点呼記録簿、運転日報、運行記録計等)から簡単に足がついてしまいます。

いまは、行政監査が厳しくなっているので、運転者台帳のような簡易な帳票類で、処分を受けるのは勿体ないです。

4.運転者台帳の保存方法?

運転者台帳は、トラック協会の様式を用いてファイルに綴じて保存するのが一般的です。

10名の乗務員がいたら「運転者台帳」のファイルを作って10名分すべてそのファイルに綴じるパターンがほとんど。なかには、1名1名のファイルをつくり、運転者台帳・運転記録証明書・適性診断等の書類をまとめている会社もありましたが、明らかに前者のほうが多いです。

けれど、いまはペーパレスの時代。
電子データとしてPCで管理していてもOKです。
書き換えもしやすいのでオススメですよ。

なお、退職等で当該事業所の運転者でなくなった場合には、3年間保存が必要になるので、その点も気を付けてくださいね。

5.営業所を移動したときはどうするの?

複数の営業所がある場合、運転者台帳の記録保存について気になる方もいると思いますが、全日本トラック協会のHPで公開している「運行管理業務と安全」マニュアルのP90に「運転者台帳」のことが記載されています。

そのイラストにも書かれているように、たとえ「転任」であったとしても、退職者と同じく【運転者台帳については元々いた営業所に3年間、記録保存しておかなくてはいけない】となっています。

そのため、転任して新しい営業所に配属した場合、コピーして持っていくか、改めて運転者台帳を作成することをおすすめします。

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コメント

    • TA-PI
    • 2018年 7月 10日

    大変為になる内容、ありがとうございます。
    一つ質問したいのですが、適正診断について、弊社では毎年受診しているので行が足りなくなるので古い分から消去していますが、初任診断の結果も消去していいのでしょうか?弊社の記入欄は3行なので、現状3年以上勤務しているドライバーは一番古い履歴でも一般診断の記録になっています。よろしくご教授おねがいします。

      • kokugo97
      • 2018年 7月 14日

      ご質問ありがとうございます。

      運転者台帳には、義務診断(初任・適齢・特定)の受診履歴を
      書くようになっています。

      そのため、任意である一般診断は消去していいのですが、
      義務診断の消去は避けた方がいいです。
      (義務診断の受診票は、法律上、〇年保存と明記されていないため)

      ※義務診断を消去していると巡回指導、行政監査で、
       指摘されてしまいます。

    • タケシ
    • 2018年 12月 28日

    来月トラック協会の巡回が有るので大変勉強になりました。
    ありがとうございます。

    お聞きしたい事が有るですが3年以内に
    退職者の台帳が有りませ。
    また新しく作るにも参考資料がないので
    作る事が出来ません。

    台帳が無いとどの位の行政か
    くるのでしょうか?

      • トラックの杜
      • 2018年 12月 28日

      タケシ様、はじめまして!
      ご質問ありがとうございます。

      過去3年間の退職者の運転者台帳がない場合の処分内容についてですが、
      ①運輸支局 … 初違反【警告】再違反【10日車】(「運転者台帳の保存義務違反」に該当します。)
      ②巡回指導 … 「今後は保存してくださいね。」というお話あり。※文書指導はありません。
      以上になります。

      参考になればと幸いです。

    • スズキ ミノル
    • 2019年 4月 02日

    同じ会社で、別の事業所へ配置変更になった場合は、運転者台帳は,次の事業所で書き換えでしょうか?

      • トラックの杜
      • 2019年 4月 02日

      スズキさま、はじめまして!
      記事の下に追記しました。
      参考にしていただければと思います。

    • スズキミノル
    • 2019年 4月 02日

    ご回答に感謝申し上げます。

    • スズキミノル
    • 2019年 4月 03日

    度々、ご質問させて頂きます。当事業所は運行管理者1名選任でよい事業所、補助者も5名程度選出しておりますが
    どうしても、働き方改革で、365日交代で全員で運転します。そこで運行管理者資格者が複数いるので、統括1名の他
    運行管理者を届け出て、1人の運行管理者3分の1以上の業務を3名届け出ればローテーションを気にせず運用可能
    と安易に考えますが、可能なのでしょうか?

      • トラックの杜
      • 2019年 4月 03日

      こんにちは!
      質問ありがとうございます。

      運行管理者選任数1名選任でもOkな事業所であっても、複数選任している事業所はたくさんありますが、運行管理者の選任数を増やすことについて、メリットもあればデメリットもあります。

      まず、メリットは、質問にもあるように選任数が増えれば増えるほど点呼執行回数の条件を満たしやすいことがあります。その一方で、デメリットとしては、選任された運行管理者は、2年度に1回、一般講習を受講させる義務が生じてしまうということです。

      一般講習は丸1日かけて行なわれる講習なので、講習で人員を割くのは会社としては痛手でしょう。

      そのため、運行管理者を何名選任させると点呼執行回数1/3以上になるのか、考えながら選任数を決めるといいかもしれませんね^^

    • スズキミノル
    • 2019年 4月 03日

    度々の、丁寧な対応に感謝申し上げます。

    • ak
    • 2019年 11月 18日

    こんにちわ。
    何年も働いている方の場合の記載方法がわからないので教えてください。
    健康診断の日付は行が足りなくなったら、消しても大丈夫でしょうか。
    どのくらい記載しておくものでしょうか?

      • トラックの杜
      • 2019年 11月 28日

      akさま、
      こんにちは!
      返事遅くなりまして申し訳ありません。

      さて、運転者台帳の健康診断の日付の記載についてですが、
      健康診断そのものの保存は”5年”と定められています。

      そのため、運転者台帳においても
      過去5年間、健康診断の受診日付を記載しておいたほうがよろしいかと思います。

      ※ちなみに、運転者台帳はPCに記録保存してもOKで、
      過去(6年以上経過)の健康診断の日付については削除しても問題ないです。

    • ngn
    • 2020年 10月 08日

    お世話になります。
    教えていただきたいことが数点あります。

    運転者台帳の写真は、定期的に更新するものでしょうか?
    勤務年数の長い従業員は数年前の写真を貼付していますが、5年10年と勤務しても入社当時のままの写真で構わないのですか?

    長期勤務者の台帳は記入欄が足りなくなり、PC上で用紙をコピーして2枚目を作成していますが
    その場合の作成日は1枚目(入社当時)の日付でよいのでしょうか。
    2枚目を作成した日付でしょうか?

    また、2枚目を作成した場合には写真の撮り直しが必要ですか?

      • トラックの杜
      • 2020年 11月 04日

      お世話になります。

      写真は定期的に更新するという決まりはないのですが、
      管理上、定期的に変更しておくことをおすすめします。

      また、運転者台帳は、健康診断や免許証を記載すると
      記入欄が足りなくなることは良くあります。

      なお、作成年月日は、
      2枚目を作成した日を記入することになります。

      入社日や運転者として選任された日は別にありますので。

      それでは、よろしくお願いします。

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