知っておきたい!一般貨物運送事業の運転者台帳の書き方!

乗務員を雇い入れたら、運転者台帳を作成しなければいけないことはわかっているけれど「どのように書けばいいのかわからない。」ということはありませんか?

 

また、いざ運転者台帳を作成しようとしたら…

  • インターネット上にはさまざまな運転者台帳があるけれど、どれを使ったらいいの?
  • 市販の運転者台帳を購入(もしくは行政書士さんにお願い)しなければいけないの?
  • Excelなどで自作しても大丈夫なの?

 

など、疑問に感じるところがたくさん出てくると思います。
そこで、今回は【運転者台帳の作成方法】について紹介していきたいと思います。

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1.運転者台帳に必要な項目は?

貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の4に、法律で定められた項目を満たした運転者台帳を乗務員ごとに作成して、営業所に保管しておかなければいけないルールがあります。

 

しかも、作成するだけでなく、運転者が退職した後も3年間、事務所に保存しなければいけないことになっています。長い間、保存管理しなければいけないんですね。

 

運転者台帳の法定項目

それでは、運転者台帳に必要な法定項目とはどのようなものでしょうか?
まずは、トラック協会で公開している運転者台帳を例に見ていきましょう。

(参照:福岡県トラック協会HPより)

A4用紙1枚にまとめられていますが、運転者台帳に必要な項目がすべて満たされています。ちなみに、法定項目は次の9項目になります。

 

(貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の4 運転者台帳)

① 作成番号及び作成年月日
② 事業者の氏名又は名称
③ 運転者の氏名、生年月日及び住所
④ 雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日
⑤ 運転免許に関する次の事項
Ⅰ.運転免許証の番号及び有効期限
Ⅱ.運転免許の年月日及び種類
Ⅲ.条件が付されている場合は、その条件
⑥ 事故を引き起こした場合又は道路交通法108条の34(使用者に対する通知)の規定による通知を受けた場合はその概要

⑦ 運転者の健康状態
⑧ 輸送安全規則第10条第2項(従業員に対する指導及び監督)の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診状況
⑨ 運転者台帳の作成前6月以内に撮影した単独、上3分身、無帽、正面、無背景の写真

 

①~⑨すべての項目が運転者台帳にあれば問題ありません。

 

つまり、自社のPCでイチからEXCELやwordで作成してもいいわけなんですね。ただ、たいてい、作成するのは面倒なので、多くの運送会社はトラック協会が公開している運転者台帳を活用するケースが多いです。

 

ちなみに、私が愛用しているのは、福岡県トラック協会の運転者台帳(EXCEL・ダウンロード版)です。

 

様式は「運転者台帳」だけでなく「運転者台帳兼労働者台帳」もあります。労働者台帳を作成していない事業者は、後者の「運転者台帳兼労働者台帳」の様式を利用すると管理が楽ですよ^^

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2.運転者台帳の項目解説

① 作成番号及び作成年月日

作成番号は「社員番号」又は「通し番号(1・2・3…)」でもOK。
作成年月日は、台帳を作成した日付を記載しましょう。

② 事業者の氏名又は名称

所属している事業者名と営業所名を記入しましょう。

③ 運転者の氏名、生年月日及び住所

運転者の名前・生年月日、住所を記入しましょう。

④ 雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日

雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日の違いは?

雇い入れてからすぐに運転させずに、荷主のルールなどを知ってもらうために添乗したり、初任教育をしますよね?なので、教育などを終えて、運転するようになった年月日を記載するといいです。

 

もしも、「運転者に選任された年月日」を忘れた場合は、雇い入れた後、教育期間が1週間と考えて、雇入れの年月日の1週間経過した日付を書くといいですよ。

⑤ 運転免許に関する事項

Ⅰ.運転免許証の番号及び有効期限
Ⅱ.運転免許の年月日及び種類
Ⅲ.条件が付されている場合は、その条件

以上3点について記載する必要があります。

 

ちなみに免許証のコピーでもOKなのですが、有効期間の変更があれば、貼りかえるか、直ちに新しい情報を記載する必要があります。

⑥ 事故を引き起こした場合又は道路交通法108条の34(使用者に対する通知)の規定による通知を受けた場合はその概要

事故は第一当事者である場合のみの記載になります。事故の発生日時、発生場所、事故の概要(損害の程度を含む)を記載しなくていはいけません。

 

ちなみに、⑥の事故とは、2つあって、まず1つ目が「道路交通法第67条第2項に規定する交通事故」。かんたんにいえば、車両等の交通による人の死傷または物の損壊(以下「交通事故」)があったときです。続いて2つめが「自動車事故報告規則第2条に規定する事故」ですね。この2点が合った場合は、運転者台帳に記載しましょう^^

 

なお、違反については、通知がなくても、事業用自動車の運行中に道路交通法違反があった場合は、違反の種別、違反を起こした年月日及び場所を記載する必要があります。

⑦ 運転者の健康状態

健康診断個人票または第51条4に基づく健康診断結果の写しを添付することでOK。
※受診日を記載して「健康診断結果は別紙参照」と記載すれば、別に保存可。

⑧ 輸送安全規則第10条第2項(従業員に対する指導及び監督)の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診状況

適性診断は義務診断である特定診断、適齢診断、初認診断を受診したときには、診断を受診した年月日と所見を書く必要があります。

 

また、特別指導(個別の社内教育)については、初任運転者、適齢運転者、事故惹起者に対して義務になっていますので、実施した場合は、実施した年月日と内容を記載する必要があります。

⑨ 運転者台帳の作成前6月以内に撮影した単独、上3分身、無帽、正面、無背景の写真

運転免許証のコピーを運転者台帳で張り付けたものは、写真とはみなされません。光沢がなくてもいいので、スマホか何かで写真を撮り、運転者台帳(Excel)に貼り付けるといいですよ。

 

3.運転者台帳の対象は?

運転者台帳を書かなければいけない対象は、乗務員(正社員)だけではありません。

 

正社員以外…つまり、

① 短時間の運転者(パート・アルバイト)

② 出向運転者

③ 派遣運転者

④ 季節的に使用される運転者(季節等、一定期間雇用される運転者)

 

すべて該当してきます。

 

「短い期間だから、運転者台帳を作成しなくてもいいよね。」と油断していると、賃金台帳や点呼記録簿、運転日報、運行記録計等、その他書類から簡単に足がついてしまいます。

 

ちなみに、運行管理者の一般講習で運輸支局の講師が「運転者台帳は簡単のようであって意外とできていない事業所が多い。ぜひ、帳票類についてはいま一度、確認して欲しい。」と言っていたくらいなので、意外と不備がある事業所があるようです。

 

いまは、行政監査が厳しくなっているので、運転者台帳のような簡易な帳票類で、処分を受けることだけは避けたいところですね。

 

4.運転者台帳の保存方法?

運転者台帳は、記録用紙で保存するのが一般的です。

 

けれど、いまはペーパレスの時代。
電子データとしてPCで管理していてもOKなんです。
書き換えもしやすいのでオススメですよ。

 

なお、退職等で当該事業所の運転者でなくなった場合には、3年間保存が必要になるので、その点も気を付けておきたいところです。

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コメント

    • TA-PI
    • 2018年 7月 10日

    大変為になる内容、ありがとうございます。
    一つ質問したいのですが、適正診断について、弊社では毎年受診しているので行が足りなくなるので古い分から消去していますが、初任診断の結果も消去していいのでしょうか?弊社の記入欄は3行なので、現状3年以上勤務しているドライバーは一番古い履歴でも一般診断の記録になっています。よろしくご教授おねがいします。

      • kokugo97
      • 2018年 7月 14日

      ご質問ありがとうございます。

      運転者台帳には、義務診断(初任・適齢・特定)の受診履歴を
      書くようになっています。

      そのため、任意である一般診断は消去していいのですが、
      義務診断の消去は避けた方がいいです。

      ※義務診断を消去していると巡回指導、行政監査で、
       指摘されてしまいます。

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