事業所内で安全対策会議の書類作成!徹底攻略!

Gマーク申請では、自社の安全性の取り組みについて、書類を提出しなければいけないのですが、そのうちのひとつ「事業所内で安全対策会議を定期的に実施しているか?」の書類作成に苦労している事業所も多いことと思います。

特に自認事項2~5まで似た内容なので、どのような違いがあるのかイメージしづらいのも欠点のひとつです。

そこで、今回は、Gマーク申請に係る「自認事項2.事業所内で安全対策会議を定期的に実施しているか」の項目の書類作成について紹介していきたいと思います。

1.評価対象は?

まずは自認事項2のタイトルを見てみましょう。
タイトルは「事業者内で安全対策会議を定期的に実施している」になっていますよね。

このタイトルから、↓のように、どのような書類を揃えればいいのかイメージできます。

事業所内で ・・・ 申請する営業所内で(あなたの所属する営業所内で)
安全対策会議を ・・・ 公道での安全運転に関する会議(×研修)を
定期的に実施 ・・・ 年に何回実施しているか?

つまり、申請する営業所内で行った安全会議の議事録とその資料を添付して、じっさいに行われているのか証明しろ…というわけなんですね。

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2.評価の対象期間は?

安全会議の取り組み状況についての書類を添付すればいいのはわかったと思います。では、何回分の議事録と資料を添付すればいいのでしょうか?

評価対象になるのは、ぜんぶで2通りあります。

① 過去1年に2回実施しているか。
② 過去3年間に1年に1回、合計3回実施しているか

です。

①のメリットは、受付開始(7月1日から)以前であれば、直近でも2回実施していればいいので、極端にいえば、5月、6月に実施した議事録でもOKなので、申請ギリギリでも取り組めば評価に繋がります。たいていの事業所は①で申請することが多いのではないでしょうか。

一方、②は、毎年、コツコツ安全会議を実施して議事録を残している事業所は、②のほうが都合がいい場合もあります。大手企業さんは、②を選ぶケースが多いのではないでしょうか。

時間がない場合の対応法!

たとえば、いま6月で受付まで1~2週間しかないとします。…であれば、5月と6月に実施した会議のことを思い出しながら、PCで議事録を作っちゃいましょう。(不正を推奨しているわけではありません笑)

ちなみに、Gマークの提出資料に共通していることなんですが、会議や研修会のテーマは公共道路での「交通事故防止」でなければいけません。労働災害や構内作業、荷役作業についての内容は評価対象外なので注意してくださいね^^

3.提出資料

自認事項②で用意しなければいけない書類は全部で3つ。

① チェックリスト
② 会議の議事録
③ 会議で使用した資料

この3つです。

チェックリストは最後の確認のために利用するものなので説明は省きますが、担当者が準備するものは、判断基準に沿った「会議の議事録」。そして「会議の資料」になります。

4.議事録の作成方法

安全対策会議の議事録を思い出して作成しようとしても、どのように作成すればいいのか迷いますよね。だから、私が全ト協に提出した資料をもとに議事録のサンプルを準備しました。

giji2

このような感じです。
それではポイントを紹介していきますね。

Point① 「いつ・どこで・だれ・内容」を入れる

議事録には…

① いつ(実施した年月日)
② どこで(実施した場所)
③ だれを対象に(参加者名)
④ 内容は?

の4点を入れなければいけません。

サンプルでいえば…

giji5

【赤で囲んだところ】ですね^^

逆にいえば、この4点が確認できなければ、加点の対象外になってしまうので注意した方がいいですよ。

Point② マーカーを忘れずに引く!

さらに、
「出席者にマーカーする」
「車両の交通事故防止に関する内容にマーカーする」

この2点を忘れずにしなければいけません。

サンプルではー

giji3

灰色で色をつけているところですね。
このルールを守った議事録が用意できれば問題なしです。

Point③ 会議の名称を統一する

「具体的内容」に同一種類の会議でなければいけないことが明記されてます。

つまり、

○ 1回目・安全対策会議 2回目・安全対策会議
× 1回目・安全対策会議 2回目・KYT活動

ということになります。だから、私はわざとらしくタイトルを「第1回 安全対策会議」「第2回 安全対策会議」という名称にしました。

なお、たとえタイトルが異なっていても、1回目A班・2回目B班の会議が同じ内容であれば、グループ毎に実施しただけで1回の会議しか実施していないとみなされ、会議1回分のカウントしかされないので注意してくださいね。

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5.会議の資料は全ト協の刊行物を利用する

Gマークで面倒なのが、会議で使用した資料を準備することです。自社で資料をそろえるとなると、なかなか大変ですから。そこで「自認事項1.事故防止対策マニュアル等を活用しているを徹底攻略!」 で紹介したように、全ト協の刊行物を利用して添付するのが楽だし、確実でいいと思います。

なお、判断基準の関係上、最低でも2回分の会議資料がいるので、2種類以上の資料をダウンロードして欲しいのですが、輸送の安全(公道での安全運転の仕方)に関する資料を選択することになります。

では、全ト協の主な刊行物のページに行きましょう。

http://www.jta.or.jp/coho/publication/publication.html

ただ、全ト協HPを見ても交通事故防止に係る資料って案外ないんですよね…
その中から、利用できそうな資料3点をピックアップしました!

「交差点での事故を防げ」

0022-2

「飲酒運転防止マニュアル」

0022-4

「トラクタ・トレーラ安全・安心な輸送のために再確認を!」

0022-5

この3種類の刊行物はページ数も少ないのでプリントアウトする枚数も少なくて済みます。なので、けっこうオススメです。

(当時在籍していた)会社では、第1回目の資料には「交差点での事故を防げ」のみ。第2回目の資料には「飲酒運転マニュアル」「トラクタ・トレーラ安全・安心な輸送のために再確認を!」を添付しました。

あ…疑われないように言っておきますが、きちんと資料を利用して従業員に安全教育を実施していますよ^^

【運輸業専門の行政書士・一覧】
>九州地区(福岡・佐賀・長崎・熊本・大分・宮崎・鹿児島・沖縄)



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