車両台帳もしくは車検証の写しを記録保存してる?

巡回指導や行政監査が行われたときには、車両台帳等の書類を提示を要求されます。

しかし、いざ【車両台帳】と言われても「そのような帳票類、聞いたこともないぞ!」と思うかもしれません。ですが、営業所毎に記録保存しておかなければいけない大事な書類なんです。

そこで、今回は「車両台帳とは何か?」「車両台帳はどのように管理すればいいのか?」について、徹底解説していきます。

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1.車両台帳を事務所に記録保存する法律はない…が

事業法や安全規則に「車両台帳を事務所ごとに記録保存しなければいけない。」といったことは、どこにも明記してありません。

道路運送車両法の第66条においても、

自動車は、自動車検査証を備え付け、かつ、国土交通省令で定めるところにより検査標章を表示しなければ、運行の用に供してはならない。

このように車検証は、自動車に備え付けることが記載されているだけです。

ですが、それでも巡回指導や運輸行政が「車両台帳」の提示を求めてくるのは、運行・整備管理をするうえで事業所毎にファイル管理して把握しておかないとマズイよね…と感じているからです。

ちなみに、巡回指導や行政監査が実施された場合、気が付いている人もいるかもしれませんが、この車両台帳は、早い段階で提示を求められることが多いです。

これは、適正化指導員や行政監査の専門官が車検証の情報を基に、別の帳票類とリンクしながら確認作業を行うためだと思われます。

つまり、監査する側にとっても車検証は必要不可欠な情報源になるというわけなんですね。

2.車両台帳=車検証の写し

【車両台帳】を作成していたかどうか問われると「(自社は)作成していないかもしれない…」と不安になるかもしれません。ですが「車検証のコピーをファイルにまとめていますか?」と質問されたらどうでしょうか?

多くの事業所は「車検証のコピーなら事業所毎に保管している。」…と答えるでしょう。

そう!じつは、

「車両台帳=車検証のコピー」

なんです。

まとめますと、車両台帳は、車検証から必要な情報を台帳にまとめたもの…になるのですが、たとえ車両台帳を作成しなくても【最新の車検証のコピーをファイルに綴じていればOK】になるのです。

9割近くの運送会社が車検証のコピーを選択

他の運送会社では【車両台帳の作成】について、どのような管理体制を取っているのかというと、おそらく9割以上が車検証のコピーをファイルに綴じている方法を選択していると思います。

大手運送会社で、車両台帳と車検証の両方を記録保存しているケースもあったと話を聞いたことがありますが、車両台帳のみ…というところは珍しいようです。

そのため、巡回指導や行政監査においても「車両台帳の提示をお願いします。」というより「車検証のコピーを見せて欲しい。」の発言に繋がり、運送会社としても、車検証(写)=車両台帳という感覚がないかもしれませんね。

3.巡回指導にてチェックされる内容

それでは、巡回指導などでは、どのように確認しているのか紹介していきたいと思います。

まず、確認される書類については、↓のとおりです。

(確認される書類)
・車両台帳
・自動車検査証の写し…etc
※どちらか提示できればOK!

自動車検査証のコピーをファイルにまとめていた場合、必要な情報はすべて記載されているので問題ないのですが、仮に、車両台帳をまとめていた場合、次の項目を転記しているか否かをチェックされます。

(1)自動車登録番号
(2)初度登録年月
(3)型式
(4)車名
(5)車台番号
(6)自動車の種別
(7)最大積載量
(8)車両総重量
(9)自動車検査証の有効期間
(10)NOx・PM法使用車種規制に係る事項
(11)基準緩和車両に係る事項及び配属営業所
(12)自賠責保険に係る事項

以前、巡回指導をしていた指導員から、車両台帳の様式をいただいたことがあるのですが「これら(1)~(12)の項目すべて書いてください。」とアドバイスをいただきました。

よく見ると、車検証に記載してあるほとんどの内容を車両台帳に記載しなければいけないことがわかります。そのため、多くの運送会社が車両台帳を取りまとめるよりも 車検証のコピーをファイルに綴じる方法を選択しているというわけです。

4.巡回指導にて指摘されやすい点

過去、巡回指導等において「車両台帳」にて指摘・アドバイスされた点について、以下にまとめておきます。

私自身がチェックするときに、忘れないようにしているものですので、これから巡回指導が行われる事業所は参考にしてくださいね。

ケース① 車両台帳が1台でも備え付けられていない場合

たとえば、A運送(株)B営業所の登録車両が10両だったとします。

…にもかかわらず、巡回指導において、車検証(写)が9台分しかなかった…という場合は、適性化指導員から車検証(写)をファイルに綴じて管理するように指摘されてしまいます。

私も過去に1台分コピー保存を忘れて、改善報告を求められてしまいました^^;

ちなみに、巡回指導では、車検証のコピーの添付ミスと説明したにもかかわらず「(国に届出もせず)他の営業所に配置変更しているのではないか?」…と疑われ、他の帳票類をさんざん調べられた苦い思い出があります。

ケース② 車検証(写)の内容が古い

車検を終了しているにもかかわらず、業務に追われててファイルに綴じている車検証(写)の期限が古いことがあります。車検が終了したら、新しい車検証(写)に差し替える。これを忘れてはいけません。

なお、この場合は、適性化指導員からは口頭で注意されるだけで終わりましたが、行政監査ではどのような対応するのか、わかりません。

車両台帳を作成している場合、車両台帳の項目として「(9)自動車検査証の有効期間」で最新の内容か否かチェックされますので、巡回指導の前に最新の車検証もしくは車両台帳を記録保存しているのか、事前にチェックしたほうがよさそうです。

ケース③ 記入漏れ

これは車両台帳を作成している事業所のみですが、記入漏れがあると指摘されます。必ず、必要事項をすべて記載してくださいね。

5.電子データで保存してもOK!

最近では、紙媒体ではなく電子データで記録保存する事業所も増えてきました。車両台帳及び、車検証のコピーについても、電子データとしてPC管理してもOKです。

ただし、巡回指導では、PCの閲覧を求められる…もしくは、プリントアウトするよう求められます。

まとめ

車両台帳はA4用紙1枚でまとめることができるので便利なのですが、記入漏れになりやすいのが欠点です。

一方、車検証(写)は車検更新後、最新の車検証(写)に差し替えることを忘れてしまいがち。業務に追われて忘れてしまうこともあるかもしれませんが、自社の車検証(写)はキチンと管理しておきましょう。

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