会社で働く人たちが守るべきルールをまとめたものを「就業規則」といいます。これは、会社と働く人のルールをはっきりさせるために作られています。
でも、この就業規則を作ったり変えたりするとき、働く人の意見をどれくらい聞くべきなのかが大事なポイントです。
日本の法律には、就業規則を作るときには、働く人たちの代表の意見を聞く必要があると書いてあります。
でも、どうやってその意見を聞けばいいのでしょうか？また、もし意見が賛成ではなくても、それにどう対応すればいいのでしょうか？
この記事では、会社が就業規則を作るときに守るべきルールや意見をどう扱うかについてやさしく説明します。
１．労働基準法第90条における「意見聴取」の義務
会社が働く人たちのためのルールを作ったり変えたりするときには、大事なルールがあります。
それは「労働基準法第90条」という法律です。
この法律は、会社が「就業規則」というルールを作るとき、必ず働く人たちの代表や労働組合の意見を聞かなければならないと決めています。
でも、ここで知っておいてほしいのは「意見を聞く」と言っても、みんなが賛成してくれるのを待つ必要はないということです。
会社は、ただ意見を聞いて、それを記録するだけでよいのです。
たとえば、働く人の代表が「このルールに反対です」と言ったとしても、その意見をしっかり紙に書いて、提出すれば会社はルールを作ることができます。
つまり、反対意見があっても、ルールそのものが無効になったり、使えなくなったりすることはありません。
この「意見を聞く」という作業は、働く人たちと会社が同じ考えにまとまることを求めているのではありません。むしろ、意見を集めて、その意見をもとに会社がどう進めていくかを決めるものです。
だから、会社は意見を聞いたという記録をきちんと残しておくことがとても大事です。
そうすれば、会社はその記録を持って、労働基準監督署というところに提出し、「ちゃんと意見を聞きましたよ」と証明することができます。
２． 意見書の提出とその意義
会社が働く人たちのためにルールを作るとき、そのルールを労働基準監督署という役所に届け出る必要があります。
このとき、「意見書」という書類を一緒に提出しなければなりません。
この意見書は、働く人たちを代表する人が、ルールに賛成か反対かを伝えるためのものです。意見書には、ただ「賛成」や「反対」と書くだけではなく、その理由や意見が詳しく書かれていることもあります。
でも、もしこの意見書に「反対」と書かれていたら、会社はそのルールを使うことができないのでしょうか？
実は、そうではありません。
厚生労働省は「意見書に反対意見が書かれていたとしても、そのルールが使えなくなることはない」と決めています。これをわかりやすく言うと、会社は働く人たちの意見を聞いて、それを届け出る必要はありますが、意見が反対であっても、ルールをそのまま使うことができるのです。
なぜこんなふうに決まっているのでしょうか？
それは、会社がルールを作るときに、働きやすい環境を整えるために必要な範囲で柔軟に運営できるようにするためです。たとえば、新しい仕事の仕方や、より安全な職場を作るためのルールをすぐに導入できるようにするためです。
でも、だからといって会社が働く人たちの意見を無視してよいわけではありません。意見をきちんと聞くことがとても大事で、その姿勢を持つことで、働く人たちも「自分たちの声が届いている」と感じることができます。
つまり、会社が意見書を集める理由は、ただのルールだからではなく、働く人たちとの信頼関係を築くためでもあります。会社と働く人たちが話をしたり意見を交換したりすることは、とても大事です。これを通じて、会社は働く人たちと良い関係を作り、みんなが気持ちよく働ける職場を作ることができます。
このように、意見書をただの手続きと考えるのではなく、会社と働く人たちが協力し合うチャンスと考えることが大切です。
そうすることで、意見を言いやすい環境ができ、みんなが安心して働くことができる職場になるのです。
3. 労働者代表が意見提出を拒否した場合の対応
会社が働く人たちのためのルールを作ったり変えたりするときには、「意見書」という紙を、働く人の代表が書いて出す必要があります。
でも、もしその代表が「意見書を出したくない」や「書きたくない」と言ったら、会社はどうすればよいでしょうか？
このようなことは、会社と働く人の間で関係が悪くなっているときによく起こります。
厚生労働省という働く人たちのためのルールを見守る役所は、「もし労働者代表が意見を言わなかったり、意見書にサインしなかったりしても、会社が意見を聞こうとしたことを証明できれば、そのルールを提出しても大丈夫」と言っています（昭和23年基発第735号）。
簡単に言うと、会社が「意見を聞きました」ということがわかるような書類を用意しておけば、ルールを届けることができるのです。
たとえば、会社が代表に「意見を出してください」とお願いしたことや、その代表が「書きません」と言った経緯を紙にまとめておくことが大事です。
そうすれば、会社は労働基準監督署という役所にその紙を見せて、「ちゃんと意見を聞く努力をしましたよ」と説明できます。
でも、ただ記録を残すだけではなく、会社は働く人たちとしっかり話し合いをして、信頼できる関係を作ることも大切です。
話し合いをしないと、働く人たちは「自分たちの意見はどうせ無視される」と感じてしまうことがあります。だから、会社は働く人たちに「私たちはあなたたちの声を聞きたいです」と誠実に伝えることが大事です。
これを続けることで、働く人たちも「自分たちの意見はちゃんと届いている」と安心し、もっと意見を出しやすくなります。
このように、意見書が出なかったときでも、会社が「意見を聞こうとした」という記録をしっかり残しておけば問題ありません。
でも、もっと大事なのは、働く人たちと良い関係を作り、みんなが安心して意見を言えるような環境を作ることです。会社がその努力を続けることで、働く人たちは「この会社で働いていてよかった」と思えるようになります。
4. 労働組合からの協議要求への対応
会社が働く人たちのためのルールを作ったり変えたりするときには、働く人たちの意見を聞く必要があります。
でも、働く人たちのグループである「労働組合」から、「ただ意見を聞くだけではなく、しっかりと話し合って決めるべきだ」と求められることもあります。こうしたことは、労働組合が会社の中でとても大きな力を持っている場合によく起こります。
でも、日本の法律である「労働基準法第90条」は、会社が労働組合と話し合いをして一緒に決めることを義務としているわけではありません。
つまり、この法律は「労働組合の意見を聞くことは必要だけど、その意見をもとに話し合って最終的に決める義務はない」ということを伝えています。
これを簡単に言うと、会社は労働組合の意見をちゃんと聞いて、記録に残せば、法律に沿っていると認められるということです（昭和25年基収第525号）。
もちろん、会社が労働組合としっかり話し合いをすることは良いことです。
話し合うことで、お互いにもっと理解し合えて、よりよいルールを作れることもあります。
でも、もし話し合いで意見が合わないときでも、会社はそのままルールを進めることができるのです。そのときには、会社が「意見をちゃんと聞いた」という証拠をきちんと残しておくことが大事です。
たとえば、会社が労働組合に「この新しいルールについてどう思いますか？」と尋ねて、その意見を聞いたら、それを紙やデジタルの記録にしておきます。
これをしておけば、労働基準監督署という役所に「意見をきちんと聞きました」と証明できます。
でも、ただ証拠を残すだけではなく、働く人たちとの話し合いを進んで行うことで、会社と働く人たちの関係はもっと良くなります。
たとえ意見が違っても、「自分たちの声がちゃんと会社に届いている」と感じられると、働く人たちも安心して仕事に取り組むことができます。こうして、会社は働く人たちと良い関係を作り、みんなが気持ちよく働ける場所を作ることができるのです。
5. 実務における対応策
会社が働く人たちの意見を聞くときには、みんながわかりやすく意見を言えるように、いくつか工夫をすることが大切です。
たとえば、意見を聞く前に会社が事前に「こんなルールを考えています」と説明しておくと、働く人たちも「これはどういうことだろう？」と思わずに、意見を出しやすくなります。
こうした説明や情報をみんなに共有することはとても大事です。みんなが同じ情報を持っていると、意見を言うときに戸惑うことも減ります。
意見を求めるときには、その内容をしっかり記録しておくことが大切です。たとえば、意見を聞いたときに、何を話したかを紙に書いたり、パソコンに保存したりします。
この記録は後で見返すときにも役立ちますし、何より「ちゃんと意見を聞きましたよ」という証拠になります。この証拠は、あとで労働基準監督署という役所に提出するときに必要です。労働基準監督署は、会社が正しく手続きをしたかどうかをチェックするところです。
もし会社が記録を残していなければ、「本当に意見を聞いたの？」と後で問題になることがあります。
でも、しっかり記録を残しておけば、「意見をちゃんと聞いて、それをもとに考えましたよ」と説明することができます。だから、意見を求めたときの話や、その結果を紙にまとめたり、デジタルで保存したりするのはとても大事なことです。
意見を聞くときには、「会社は本当に私たちの話を聞きたいんだ」と働く人たちが感じられるように、時間をかけて説明したり、質問を受け付けたりすることも大切です。
こうすることで、みんなが安心して意見を言えるようになります。
そして、みんなの意見が記録され、それを役所に提出する準備ができていると、会社は「このルールを作るときにしっかり意見を聞いた」ということを証明できるのです。
このように、意見を聞くときには事前の説明や情報の共有をしっかり行い、その意見をきちんと記録することで、働く人たちも会社も安心して手続きを進めることができます。
まとめ
就業規則を作るときに働く人の意見を聞くのは、法律で決まっていることです。でも、その意見が賛成か反対かは関係なく、聞くだけで十分です。
会社は意見をしっかり聞いて、それをもとにルールを作り、働きやすい職場を作ることが大切です。こうすることで、会社と働く人の信頼が深まり、みんなが気持ちよく働ける環境ができます。