運転記録証明書はどこで発行されるの?入手方法について解説

運送会社は、新たに雇い入れた運転者がトラック運転手として選任される前に、過去の”事故・違反歴”を把握しておく必要があります。

「運転者の事故・違反歴はどのようにして調べるの?」
「どこが対応してくれるの?」

運転手の事故・違反歴を調べたことがない運転手や運送会社は、どのようにしたらいいのかわからず戸惑いますよね。

そこで、今回は「事故・違反歴の調べ方」について解説していきます。

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1.事故・違反歴の発行先

新たに雇い入れた運転手については、法律上、少なくても過去3年間の事故・違反歴が必要になります。

そのため、自動車安全運転センター(URL:https://www.jsdc.or.jp/が交付している無事故・無違反証明書または運転記録証明書を取得しなければいけません。

なぜ、運転記録証明書を取得する必要があるのかというと、その運転手が事故惹起運転者に該当するかどうか確認する必要があるからです。

もしも、新たに雇い入れた運転手が事故惹起運転者に該当した場合は、前職で特定診断を受診したか否か確認した後、仮に特定診断を受診していなければ、初任診断ではなく特定診断を受診させる必要があります。

2.個人で申請する場合

運送会社からの要請で、運転記録証明書を持参するように言われるケースもあります。

個人で申請する場合のフローチャートは次のとおりです。

① 申し込み用紙を手に入れる

運転記録証明書を取得するためには、専用の申し込み用紙を手に入れる必要があります。最寄りの警察署か自動車安全運転センターで様式を手に入れましょう。

>最寄りの自動車安全運転センターの場所はこちら

② 必要事項を記載する

運転記録証明書を手に入れたら、用紙に必要事項を書いていきましょう。

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(参照元:自動車安全運転センター)

③ 手数料を添えて申し込む

申込方法は、手数料を添えて郵便局から郵送で申し込む方法と自動車安全運転センターの窓口に直接申し込む方法の2通りあります。

④ 証明書の交付日

証明書が発行されるまでの日数をかんたんにまとめると…

・窓口申請・・・約3日【土日祝日を除く】
・郵便申請・・・約7日~10日

証明書の交付については、地域によって異なる可能性があります。
最寄りの安全運転センターに問い合わせてください

3.事業所(トラック協会会員事業所)が申請する場合

次に運送会社が従業員の運転記録証明書を取得する場合のフローチャートは次のとおりになります。

本人以外でも運転記録証明書を取得することができますが、個人情報なので委任状が必要になります。

ちなみに、個人と違い、運送会社として申請する場合、トラック協会の助成を受けることができるので、実質タダのところが多いです。(※助成していない地域もありますので事前にトラック協会HPなどで確認してください。)

① 申し込み用紙を手に入れる

専用の様式をトラック協会のHPなどからダウンロードして、手に入れるところから始まります。

② 必要事項を記載する

申込用紙に必要事項を記載します。

③ 申し込む

自動車安全センターの窓口まで持参するか郵送で申し込みを行います。

※トラック協会専用の様式を利用するため、警察署及び自動車安全運転センターで配布している様式を取得する必要なし

④ 交付される

申し込みを行うと…

・窓口申請・・・約3日【土日祝日を除く】

・郵便申請・・・約7日~10日

くらいの目安で運転記録証明書が郵送で送られてくると思います。

なお、私が所属しているトラック協会では、運転記録証明書の申し込みにかかった費用は、直接、トラック協会に請求書が行く(助成処理される)ため、特段、支払い手続きをする必要はなかったです。

都道府県トラック協会によって対応は異なると思いますが、基本的に簡易に取得できるようになっているはずです。

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4.注意点① 証明書種別

新たに雇い入れた運転者の運転記録証明書は少なくとも過去3年以上の記録でないといけません。

ただ、払込取扱票を見ると、運転記録証明書は、過去【1年・3年・5年】間の事故・違反歴を取得できるようになっています。

※警察は5年を超える違反歴については、データを保存していないので5年以上の事故・違反歴は取得できません。

そのため、必ず【3年間】【5年間】の事故・違反歴のわかる運転記録証明書を取得するようにしてください。間違って、1年間の運転記録証明書を取得してしまうと、監査のときに取得していないとみなされてしまいます。

5.注意点② 委任状

事業所が乗務員の運転記録証明書を取得しようとした場合、個人情報保護法の兼ね合いもあり【委任状】が必ず必要になります。

協会の申請様式には必ず一緒にプリントアウトされるようになっているので、忘れることはないと思いますが、なかには申請用紙の鑑だけを郵送して、運転記録証明書を取得できなかったという話を聞いたこともあります。

忘れずに、委任状を添付してから、郵送or窓口に持参しましょう。

※ トラック協会の会員以外の運送会社は、トラック協会が発行する専用様式を利用することができません。

そのため、助成金を取得できませんが、委任による一括代理申請は可能です。詳しくは、最寄りの警察署もしくは、自動車安全運転センターに問い合わせてください。

6.注意点③ 交付日に注意

交付日を良く見ると、窓口に申請しても3日かかると記載されています。つまり、窓口に出向いて直接、申請用紙を手渡したとしても即交付されるのではなく、最低でも3日経過した後、郵送で送付されてくるというわけです。

急いでいる方は、この点、間違いのないようにしておきたいところです。

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